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Pilotage déploiement DAM Bynder pour 1 400 Utilisateurs (Groupe Pichet)

Pilotage déploiement DAM Bynder pour 1 400 Utilisateurs (Groupe Pichet)

Pilotage de bout en bout du déploiement du DAM Bynder pour le Groupe Pichet, remplacement du système legacy OpenText, livré en avance et dans le budget.

Février 2019 - Novembre 2020
20 mois
Chef de Projet - Pilote Unique
Groupe Pichet
DAM BynderOpenText OTMMCI HUBAzure ADAWS S3JiraConfluence

Utilisateurs Cibles

~1 400

Toutes les entites du Groupe Pichet

Budget Année 1

~57K€

Sous l'enveloppe initiale de 65K€

Sessions d'Onboarding

17

Sessions hebdomadaires avec Bynder

Années en Production

3+

Nov 2020 - Fév 2024+

Présentation

Définition et périmètre du projet

Le projet DAM (Digital Asset Management) a consiste a déployer une plateforme centralisee de gestion de toutes les ressources numériques du Groupe Pichet - acteur majeur de l'immobilier français avec environ 1 400 salariés répartis sur plusieurs entites (promotion, location, hôtellerie, residences étudiantes, marketing et communication).

La mission principale était de remplacer l'ancien système OpenText OTMM (Open Text Media Management) - une solution on-premise vieillissante nécessitant une infrastructure complexe (SQL Server, OTDS, MFT, FFMPEG, Adaptive Media Delivery) - par la plateforme SaaS moderne DAM Bynder.

La plateforme centralise l'ensemble des assets visuels du groupe : photos de programmes immobiliers, plans d'architecture, visuels marketing, videos, logos et chartes graphiques. Elle met ces ressources a disposition de chaque entite du groupe via une interface unique et intuitive.

J'étais le Chef de Projet SI de cette migration on-premise vers SaaS, en tandem avec la nouvelle Directrice de la Communication (Stéphanie L.) et la Responsable métier (Émeline D.) - un binôme IT/métier qui s'est avéré décisif pour la réussite du projet.

Objectifs, Contexte, Enjeux et Risques

Vision stratégique et contraintes

Objectifs
  • Remplacer OpenText OTMM (on-premise, lourd, complexe - migration SQL Server 2016 AlwaysOn bloquee) par une solution SaaS moderne et intuitive
  • Centraliser tous les assets visuels sur une plateforme unique accèssible à toutes les entites (~1 400 salariés)
  • Import massif des assets existants depuis les serveurs Samba du Groupe vers Bynder, en reconstruisant une arborescence cohérente et un modèle de métadonnées
  • Réaliser un benchmark indépendant (6 étapes : Gap Analysis, Resource Audit, User Requirements, Governance, Vendor Scoring, Vendor Analysis)
  • Intégrer le DAM avec le PIM Akeneo pour la synchronisation automatique des docs produits (flux ESB DAM-PIM SaaS)
  • Former les utilisateurs internes à la nouvelle plateforme (TUTO DAM, onboarding progressif)
  • Connecter le DAM aux outils Creative Suite via CI HUB (connecteur Adobe CC)
Contexte

Avant mon arrivée, 5 chefs de projet s'étaient déjà succédé sur le DAM avec OpenText OTMM. Plus de 360 000 € avaient été dépensés (licences OpenText, prestataire intégrateur et gestion de projet interne) sans que la plateforme n'atteigne jamais la production : à peine 20 utilisateurs y avaient accès, pour un outil censé servir tout le Groupe (~1 400 salariés). Un échec total.

L'ancien système OpenText OTMM était devenu un cauchemar de maintenance : migration SQL Server 2016 AlwaysOn bloquée, montées de version OTDS/MFT/FFMPEG complexes, accès limité au réseau interne.

Le vrai enjeu business était ailleurs : de nombreux services et directions métier sollicitaient en permanence la Direction Communication pour obtenir les mêmes assets (photos, logos, plans, visuels marketing). L'équipe Communication passait une part considérable de son temps à redistribuer manuellement les mêmes contenus aux mêmes demandeurs - une charge récurrente, à faible valeur ajoutée, qu'un DAM bien structuré pouvait faire disparaître, à condition que chaque salarié du Groupe puisse retrouver seul ce qu'il cherche.

J'ai repris ce projet en février 2019, au moment où Stéphanie L. arrivait comme nouvelle Directrice de la Communication Groupe et où Émeline D. était désignée Responsable métier. Ensemble, nous avons pris une décision radicale : tout repenser en mode SaaS. En quelques mois, nous avons transformé ces 360 000 € de dépenses infructueuses en un nouveau projet livré pour quelques dizaines de milliers d'euros seulement - en production, utilisé par l'ensemble du Groupe. Une réussite là où 5 tentatives précédentes avaient échoué.

Enjeux

Déploiement à l'Échelle du Groupe

Toutes les entites Pichet (promotion, location, hôtellerie, All Suites, residences étudiantes, marketing, communication) devaient acceder à une plateforme unique - c'est un projet d'entreprise, pas un projet IT

Budget Maîtrise

Enveloppe initiale de 65K€ (revisee a 55K€ après chiffrages précis), licence Bynder a 36 900€ HT/an, CI HUB (~15K€) et Activo Consulting (5K€)

Contexte Covid

Le projet a dû être piloté en pleine crise sanitaire, avec les contraintes de télétravail, de coordination à distance et de continuité d'activité que cela imposait - un contexte qui rendait particulièrement sensibles les délais et la tenue du budget

Risques Identifies
RisqueDescriptionProbabilitéImpactMitigationStatut
Import massif depuis les serveurs SambaImport massif de plusieurs téraoctets d'assets existants depuis les serveurs Samba du Groupe vers Bynder, en reconstruisant une arborescence cohérente et un modèle de métadonnées entièrement nouveau - sans base de départ exploitable, puisque l'ancien DAM n'offrait rien à migrer60%90%Pipeline d'import structuré, définition d'une arborescence et d'un modèle de métadonnées cohérents avec la Responsable métierMaîtrise
Diffusion & adhésion en auto-serviceDéployer la plateforme à 1 400 salariés partant de zéro, onboarder les utilisateurs et structurer le contenu assez rigoureusement pour que chacun trouve seul ce qu'il cherche - sans solliciter à nouveau la Direction Communication70%80%17 sessions d'onboarding progressif hebdomadaires, documentation TUTO DAM, Responsable métier (Émeline D.) comme pont vers les utilisateurs finauxMaîtrise
Complexité Intégration PIMLa synchronisation des assets entre DAM et PIM Akeneo via ESB nécessitait des flux automatisés fiables avec une gestion d'erreurs robuste50%60%Supervision des flux ESB avec gestion des erreurs post-lancementPartiel
Dépendance FournisseurLe passage de l'on-premise au SaaS introduisait une dépendance à la disponibilité de Bynder. Deux gros sujets juridiques ont dû être sécurisés : le SLA (taux de disponibilité, temps de réponse) et la réversibilité (capacité à sortir du contrat et à récupérer l'ensemble des assets sans lock-in)30%70%Revue juridique par Louise R. sur les deux sujets clés : SLA et clauses de réversibilité sécurisées dans les 3 documents contractuels BynderMaîtrise

Les Étapes

Phases chronologiques et contributions personnelles

Phase 1
Reprise du DAM Legacy
Fév - Nov 2019
  • J'ai repris le pilotage DAM des mains de Nicolas F.
  • Côté legacy, j’ai dirigé les montées de version OpenText (OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG, Adobe CC)
  • Je me suis approprié l'infrastructure DAM existante via un transfert de connaissances approfondi
  • Pour le stockage des assets, j’ai créé le bucket AWS S3 (kariba-assets)
Phase 2
Benchmark et Sélection Fournisseur
Fév - Jul 2020
  • J’ai recueilli les besoins lors d’ateliers DAM avec Nicolas F. et les parties prenantes
  • Côté organisation, nous avons convenu ensemble qu’Émeline D. prendrait le rôle de Responsable métier (80 % ETP sprint 1)
  • J’ai animé les ateliers benchmark, les revues de backlog/sprint et les sessions roadmap
  • Sur CELUM, j’ai participé aux démos live de l’éditeur, porté l’expression de besoin côté Pichet et noté l’outil dans la grille de benchmark
  • Sur le volet SSO, j’ai cadré l’intégration Azure AD avec l’équipe infrastructure
  • Avec Émeline D., nous avons abouti à la sélection de Bynder le 26 juin 2020, validée par Stéphanie L.
Phase 3
Configuration et Déploiement
Jul - Nov 2020
  • Avec Activo Consulting, j’ai configuré le DAM de bout en bout
  • Côté métier, j’ai participé aux 17 sessions hebdomadaires "OnBoarding Bynder" en portant l’expression de besoin Pichet face à l’éditeur
  • Côté spécifications, j’ai défini profils/permissions, groupes, notifications SNS, External Uploader et mappings IPTC
  • Pour mesurer l’effet du projet, j’ai capturé les statistiques pré-lancement afin de disposer d’une comparaison avant/après
  • Le 18 novembre 2020, j’ai lancé la plateforme en production et communiqué à l’ensemble du Groupe Pichet
  • Côté conduite du changement, j’ai coordonné la formation utilisateurs
Phase 4
Exploitation et Intégration PIM
Nov 2020 - Fév 2024+
  • J’ai porté l’intégration continue DAM-PIM en pilotant la synchronisation des assets via ESB
  • J’ai assuré la gestion des accès au quotidien
  • Côté exploitation, je supervisais les alertes de production
  • Sur la durée, j’ai maintenu la continuité de la plateforme pendant plus de 3 ans
Phases du Projet
Phases du Projet
Gestion Contractuelle
  • Professional Agreement - périmètre des services, responsabilités, propriété intellectuelle
  • SLA - engagements de disponibilité, temps de réponse, procédures d'escalade
  • Contrat - tarification, conditions de paiement, renouvellement, clauses de résiliation
  • Création fournisseur dans Qualiac (commande CARM.9821.1)
  • Validation budgetaire par Franck C. (N+1)

Les Acteurs - Les Interactions

Comment j’ai interagi avec les parties prenantes et collaboré

Matrice RACI
Activité / DécisionJosé DA COSTAEmeline D.Stéphanie L.Nicolas F.Louise R.
Recueil des BesoinsCR/AAII
Sélection FournisseurRRACI
Négociation ContractuelleRCACR
Approbation BudgetRCACI
Configuration PlateformeR/ACIII
Formation UtilisateursCR/AAII
Décision Go-LiveRRACI
Supervision ProductionR/AIIII

R = Responsable (fait le travail) | A = Approbateur (valide) | C = Consulté | I = Informé

Les Résultats

Impact pour moi et pour l'organisation

Résultats pour Moi - Croissance Professionnelle

Ce projet a été pour moi une expérience fondatrice en gestion de projet d’entreprise. Le piloter à l’échelle du groupe en tant que Chef de Projet SI, en tandem avec la Directrice de la Communication et la Responsable métier, m’a fait développer des compétences qui vont bien au-delà de l’implémentation technique :

  • Gestion des fournisseurs et achats : j’ai conduit une sélection fournisseur structurée et méthodologique, orchestré les processus RFP, négocié les termes commerciaux et coordonné la revue juridique (SLA + réversibilité).
  • Gestion des parties prenantes à grande échelle : j’ai coordonné toutes les entités Pichet (promotion, location, hôtellerie, marketing, communication, infrastructure IT), chacune avec ses besoins et attentes propres.
  • Diffusion et adoption en auto-service : j’ai piloté le déploiement d’une plateforme totalement nouvelle auprès de ~1 400 salariés, avec un onboarding progressif et une classification rigoureuse du contenu pour que chacun trouve seul ce qu’il cherche.
  • Expertise en transformation SaaS : j’y ai acquis une compréhension approfondie des dynamiques de migration on-premise vers SaaS, de l’évaluation des SLA fournisseurs et de la gestion des dépendances cloud.

Ce projet a changé ma façon de travailler : je raisonne désormais "contrat + SLA + réversibilité" dès le premier jour d’un choix fournisseur.

Résultats pour l'Organisation - Impact Business

Le déploiement du DAM Bynder a dépassé les attentes sur toutes les dimensions (les chiffres de planning et de budget sont détaillés dans le tableau de bord ci-dessous) :

  • Livraison sous pression Covid : projet mené en pleine pandémie avec zéro retard lié au Covid, un fait souligné par la direction générale
  • Portée Utilisateurs : bascule sur une plateforme ouverte à l'ensemble du Groupe Pichet (~1 400 salariés), là où l'ancien système n'avait jamais réellement quitté la phase pilote (une vingtaine d'utilisateurs)
  • Économies d'Infrastructure : Suppression des serveurs OpenText on-premise (SQL Server, OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG), éliminant ~70K€/an de coûts d'infrastructure et de maintenance
  • Direction Communication recentrée : la charge récurrente de redistribution manuelle décrite en début d'article a disparu - chaque salarié du Groupe trouve désormais ses assets en auto-service, et l'équipe Communication s'est redéployée sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Intégration Creative : Le connecteur CI HUB a permis un workflow direct Adobe Creative Cloud ↔ Bynder, réduisant la manipulation manuelle des assets par les équipes marketing
  • Synchronisation PIM : Intégration automatisée DAM ↔ PIM Akeneo pour les images produits, éliminant les workflows de téléchargement manuels
  • Satisfaction de la Direction : Retours positifs de Benoit P. (DG), Remi E. (Direction), et de l'ensemble de l'organisation
Performance de Livraison

Planning

En avance

Livré le 18 nov vs. objectif dec 2020

Écart Budgetaire

-12%

57K€ réel vs. enveloppe de 65K€

Périmètre

100%

Toutes les fonctionnalités prévues + intégration PIM

Qualité

Zero défaut

Lancement propre, aucun rollback, 3+ ans de stabilité

Les Lendemains du Projet

Ce qui s'est passe après le lancement

Post-Lancement Immédiat (Novembre - Décembre 2020)

Le lancement du 18 novembre 2020 a été accueilli avec enthousiasme dans toute l'organisation. La plateforme est immédiatement devenue le hub central pour tous les assets visuels.

Exploitation a Moyen Terme (2021 - 2022)

L'intégration DAM-PIM est entree en mode exploitation continue, avec la synchronisation automatisée des images produits entre Bynder et Akeneo. Les flux ESB ont assure la synchronisation bidirectionnelle des assets.

Long Terme (2023 - 2024+)

La décision architecturale de choisir une plateforme SaaS plutôt qu'on-premise s'est avérée durablement pertinente : zéro tracas de montée de version, aucune maintenance d'infrastructure, et mises à jour fonctionnelles automatiques par Bynder. L'investissement initial dans un processus de benchmark rigoureux a porté ses fruits en satisfaction fournisseur et stabilité de la plateforme sur plus de 3 ans.

Mon Regard Critique

Comment je juge ce projet avec le recul

Ce qui a bien fonctionné

Avec le recul, voici ce que j’identifie comme les facteurs clés de succès :

  • Méthodologie de benchmark structurée : je vois aujourd’hui ce cadre indépendant (Codified DAM Consultant) comme l’élément déterminant - il m’a fourni une évaluation rigoureuse et neutre, a donné de la crédibilité à ma recommandation Bynder et m’a évité une sélection émotionnelle ou relationnelle.
  • Onboarding progressif : j’ai enchaîné 17 sessions de travail structurées avec les services pros de Bynder pour maîtriser à fond la plateforme avant le go-live. Aucun raccourci, lancement sans accroc.
  • Communication transparente : j’ai tenu des points réguliers à tous les niveaux - de la Responsable métier à la direction générale - ce qui a maintenu l’alignement et évité les surprises.
Ce que j’aurais fait différemment

Avec le recul, voici les aspects que j’aurais améliorés :

  • Implication plus précoce des utilisateurs : j’aurais fait entrer un panel plus large d’utilisateurs finaux dès la phase de configuration, pour faire remonter cas limites et besoins spécifiques plus tôt.
  • Plan d’import formalisé : sur l’import massif depuis les serveurs Samba vers Bynder, j’aurais rédigé un plan plus détaillé et documenté, avec des points de validation explicites.
  • Planification de l’intégration PIM : j’aurais poussé plus loin la spécification technique des flux ESB en amont - je me suis rendu compte ensuite que cela aurait allégé ma charge de supervision post-lancement.
  • Documentation des connaissances : au-delà du TUTO DAM centré utilisateurs, j’aurais étoffé la documentation technique de l’architecture et des intégrations pour sécuriser la maintenabilité long terme.
Les enseignements durables que ce projet m’a apportés

Ce projet a renforcé plusieurs principes qui ont façonné ma façon d’aborder les initiatives suivantes :

  • Le conseil indépendant achète de la crédibilité, pas du savoir : j’ai investi 5 K€ dans un consultant externe non pas pour combler une expertise DAM qui nous manquait en interne - nous l’avions - mais pour obtenir la posture de neutralité qui a convaincu la direction et neutralisé les biais relationnels. Sur les projets à forte charge politique, je le referais systématiquement.
  • SaaS vs. on-premise n’est pas qu’un choix technique : j’ai vécu que c’est une transformation organisationnelle qui change la culture de maintenance, les modèles budgétaires et les attentes d’accessibilité.

Parcours associé

Expérience professionnelle liée à cette réalisation

Project Manager / Product Owner · Flux et Produits : PIM & DAM & ESB

Compétences mobilisées

Compétences techniques et humaines appliquées

Compétences humaines

Gestion de projet5/5

Pilotage Projet & Méthodes Agiles

Pilotage unique du déploiement DAM groupe pour ~1 400 collaborateurs - benchmark, sélection fournisseur, négociation contractuelle, onboarding, go-live, Coordination de 10+ parties prenantes (direction, marketing, IT, juridique pour SLA et réversibilité, fournisseurs). Approche hybride avec sprint reviews, raffinage du backlog et déploiement itératif - appliqués pragmatiquement avant la certification PSPO obtenue en 2021

Résolution & Adaptabilité5/5

Résolution de Problèmes & Adaptabilité

Pivot SaaS radical après 5 tentatives en échec (360K€ gaspillés) et méthodologie benchmark indépendante en 6 étapes - le noyau intellectuel qui a transformé l'échec en réussite, Maîtrise de l'écosystème DAM (Bynder, CI HUB, migration OpenText) et livraison malgré les contraintes Covid

Communication & Collaboration4/5

Pédagogie & Communication & Collaboration

17 sessions d'onboarding hebdomadaires, formation utilisateurs et reporting transparent au comité de direction

Galerie d'images

Captures et visuels du projet

Interface de la médiathèque Bynder DAM montrant les photos immobilières du Groupe Pichet avec filtrès et vue grille
Bynder DAM - Médiathèque avec photos immobilières
Timeline du projet DAM Pichet en 3 phases sur 6 mois du cahier des charges au déploiement en production
Timeline projet - Déploiement en 3 phases sur 6 mois
Panorama du marché des solutions DAM en 2020 avec 30+ éditeurs dont Bynder, Adobe, Wedia et Celum
Analyse de marché - Panorama des solutions DAM en 2020
Comparaison des modèles de migration cloud montrant On-Premises, IaaS, PaaS et SaaS avec couches de responsabilité
Stratégie de migration - Modèle cloud hybride PaaS/SaaS
Tableau comparatif financier des éditeurs pour le projet DAM Groupe Pichet montrant Adobe, OpenText, Bynder, Celum et Sollan
Comparaison éditeurs - Propositions financieres de 5 éditeurs

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