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Condução da implantação DAM Bynder para 1.400 Usuarios (Groupe Pichet)

Condução da implantação DAM Bynder para 1.400 Usuarios (Groupe Pichet)

Gestao de projeto completa da implantacao do DAM Bynder para o Groupe Pichet, substituindo o sistema legado OpenText, entregue antes do prazo e dentro do orcamento.

Fevereiro 2019 - Novembro 2020
20 meses
Gerente de Projeto - Piloto Unico
Groupe Pichet
DAM BynderOpenText OTMMCI HUBAzure ADAWS S3JiraConfluence

Usuarios Alvo

~1.400

Todas as entidades do Groupe Pichet

Orcamento Ano 1

~57K€

Abaixo do envelope inicial de 65K€

Sessoes de Onboarding

17

Sessoes semanais com a Bynder

Anos em Producao

3+

Nov 2020 - Fev 2024+

Apresentacao

Definicao e escopo do projeto

O projeto DAM (Digital Asset Management) consistiu na implantacao de uma plataforma centralizada de gestao de todos os recursos digitais do Groupe Pichet - um grande player do mercado imobiliario frances com aproximadamente 1.400 funcionarios em varias unidades de negocio (promocao imobiliaria, locacao, hotelaria, residencias estudantis, marketing e comunicacao corporativa).

A missao principal foi substituir o antigo sistema OpenText OTMM (Open Text Media Management) - uma solucao on-premise envelhecida que exigia infraestrutura complexa (SQL Server, OTDS, MFT, FFMPEG, Adaptive Media Delivery) - pela plataforma SaaS moderna DAM Bynder.

A plataforma centraliza todos os ativos visuais do grupo: fotografias de programas imobiliarios, plantas arquitetonicas, visuais de marketing, videos, logotipos e diretrizes de marca. Ela disponibiliza esses recursos para todas as entidades do grupo atraves de uma interface unica e intuitiva.

Fui o Gerente de Projeto de TI para esta migracao de um DAM OpenText on-premise para um DAM Bynder SaaS. Com a nova Diretora de Comunicacao (Stéphanie L.) e a Responsável de Negócio (Émeline D.), fomos propositivos para romper com o legado on-premise e migrar para uma abordagem SaaS - uma mudanca que se mostrou decisiva para o sucesso do projeto.

Objetivos, Contexto, Desafios e Riscos

Visao estrategica e restricoes

Objetivos
  • Substituir o OpenText OTMM (on-premise, pesado, complexo - migracao SQL Server 2016 AlwaysOn bloqueada) por uma solucao SaaS moderna e intuitiva
  • Centralizar todos os ativos visuais em uma plataforma unica acessivel a todas as entidades (~1.400 funcionarios)
  • Importacao massiva dos ativos existentes dos servidores Samba do Grupo para o Bynder, reconstruindo uma estrutura de pastas coerente e um modelo de metadados
  • Realizar um benchmark independente (6 etapas: Gap Analysis, Resource Audit, User Requirements, Governance, Vendor Scoring, Vendor Analysis)
  • Integrar o DAM com o PIM Akeneo para sincronizacao automatica de imagens de produtos (fluxo ESB DAM-PIM SaaS)
  • Treinar os usuarios internos na nova plataforma (TUTO DAM, onboarding progressivo)
  • Conectar o DAM as ferramentas Creative Suite via CI HUB (conector Adobe CC)
Contexto

Antes da minha chegada, 5 gerentes de projeto ja haviam tentado sucessivamente entregar o DAM com o OpenText OTMM. Mais de 360.000€ haviam sido gastos (licencas OpenText, integrador e gestao de projeto interna) sem que a plataforma jamais chegasse a producao: apenas 20 usuarios tinham acesso a uma ferramenta pensada para servir todo o Grupo (~1.400 funcionarios). Um fracasso total.

O antigo sistema OpenText OTMM havia se tornado um pesadelo de manutencao: migracao SQL Server 2016 AlwaysOn bloqueada, atualizacoes OTDS/MFT/FFMPEG complexas, acesso limitado a rede interna.

O verdadeiro desafio de negocio estava em outro lugar: dezenas de servicos e direcoes de negocio solicitavam permanentemente a Direcao de Comunicacao para obter os mesmos ativos (fotos, logos, plantas, visuais de marketing). A équipe de Comunicacao gastava uma parte consideravel do seu tempo redistribuindo manualmente os mesmos conteudos aos mesmos solicitantes - uma carga recorrente, de baixo valor agregado, que um DAM bem estruturado poderia eliminar, desde que cada funcionario do Grupo pudesse encontrar sozinho o que procura.

Retomei este projeto em fevereiro de 2019, no momento em que Stéphanie L. chegava como nova Diretora de Comunicacao do Grupo e Émeline D. era designada Responsável de Negócio. Juntos, tomamos uma decisao radical: repensar tudo em modo SaaS. Em alguns meses, transformamos esses 360.000€ de gastos malsucedidos em um novo projeto entregue por apenas algumas dezenas de milhares de euros - em producao, usado por todo o Grupo. Um sucesso onde 5 tentativas anteriores haviam falhado.

Desafios de Negocio

Implantacao no Grupo

Todas as entidades Pichet (promocao, locacao, hotelaria, All Suites, residencias estudantis, marketing, comunicacao) precisavam acessar uma plataforma unica - este era um projeto empresarial, nao apenas de TI

Orcamento Controlado

Envelope inicial de 65K€ (revisado para 55K€ apos orcamentos precisos), licenca Bynder a 36.900€/ano, CI HUB (~15K€) e Activo Consulting (5K€)

Contexto Covid

O projeto foi entregue durante a pandemia - antes do prazo, dentro do orcamento e com zero atraso por Covid, um fato destacado pela direcao geral

Riscos Identificados
RisqueDescriptionProbabilidadeImpactoMitigacaoStatus
Importacao massiva dos servidores SambaO antigo DAM OpenText nunca chegou a producao, entao pouco podia ser migrado dele. O verdadeiro desafio foi a importacao massiva de varios terabytes de ativos existentes dos servidores Samba do Grupo para o Bynder, reconstruindo uma estrutura de pastas coerente e um modelo de metadados totalmente novo60%90%Pipeline de importacao estruturado, definicao de estrutura de pastas e modelo de metadados coerentes com a Responsável de NegócioControlado
Difusao e adocao em autosservicoComo o sistema anterior nunca chegou a producao, os 1.400 funcionarios do Grupo partiam do zero. O verdadeiro desafio: implantar a plataforma, integrar os usuarios e estruturar o conteudo de forma rigorosa o suficiente para que cada um encontre sozinho o que procura - sem recorrer novamente a Direcao de Comunicacao70%80%17 sessoes progressivas semanais de onboarding, documentacao TUTO DAM, Responsável de Negócio (Émeline D.) como ponte para usuarios finaisControlado
Complexidade de Integracao PIMA sincronizacao de ativos entre DAM e PIM Akeneo via ESB exigia fluxos automatizados confiaveis com tratamento de erros adequado50%60%Supervisao dos fluxos ESB com gestao de erros pos-lancamentoParcial
Dependencia do FornecedorA mudanca de on-premise para SaaS introduziu dependencia da disponibilidade do Bynder. Dois grandes temas juridicos precisaram ser garantidos: o SLA (taxa de disponibilidade, tempos de resposta) e a reversibilidade (capacidade de sair do contrato e recuperar todos os ativos sem lock-in)30%70%Revisao juridica por Louise R. sobre os dois temas chave: SLA e clausulas de reversibilidade garantidas nos 3 documentos contratuais BynderControlado

As Etapas

Fases cronologicas e contribuicoes pessoais

Phase 1
Retomada do DAM Legado
Fev - Nov 2019
  • Retomei o pilotagem DAM das maos de Nicolas F.
  • Do lado do legado, liderei as atualizacoes OpenText (OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG, Adobe CC)
  • Absorvi a infraestrutura DAM existente por meio de uma transferencia de conhecimento aprofundada
  • Para o armazenamento de ativos, criei o bucket AWS S3 (kariba-assets)
Phase 2
Benchmark e Selecao de Fornecedor
Fev - Jul 2020
  • Coletei os requisitos em workshops DAM com Nicolas F. e stakeholders
  • No arranjo da équipe, combinamos em conjunto que Émeline D. assumiria o papel de Responsável de Negócio (80% ETP sprint 1)
  • Conduzi os workshops de benchmark, as revisoes de backlog/sprint e as sessoes de roadmap
  • No CELUM, participei das demos ao vivo do fornecedor, conduzi a expressao de necessidades do lado Pichet e pontuei a ferramenta na grade de benchmark
  • No SSO, enquadrei a integracao Azure AD com a équipe de infraestrutura
  • Com Émeline D., chegamos a selecao do Bynder em 26 de junho de 2020, validada por Stéphanie L.
Phase 3
Configuracao e Implantacao
Jul - Nov 2020
  • Com a Activo Consulting, configurei o DAM de ponta a ponta
  • Do lado do negocio, participei das 17 sessoes semanais de "OnBoarding Bynder" levando a expressao de necessidades da Pichet ao fornecedor
  • No lado das especificacoes, défini perfis/permissoes, grupos, notificacoes SNS, External Uploader e mapeamentos IPTC
  • Para medir o impacto do projeto, capturei estatisticas pre-lancamento para permitir uma comparacao antes/depois
  • Em 18 de novembro de 2020, lancei a plataforma em producao e comuniquei o lancamento a todo o Groupe Pichet
  • No lado da gestao da mudanca, coordenei o treinamento de usuarios
Phase 4
Operacao e Integracao PIM
Nov 2020 - Fev 2024+
  • Conduzi a integracao continua DAM-PIM, pilotando a sincronizacao de ativos via ESB
  • Assumi a gestao de acessos no dia a dia
  • No lado da operacao, supervisionei os alertas de producao
  • No longo prazo, mantive a continuidade da plataforma por mais de 3 anos
Fases do Projeto
Fases do Projeto
Gestao Contratual
  • Professional Agreement - escopo dos servicos, responsabilidades, propriedade intelectual
  • SLA - compromissos de disponibilidade, tempos de resposta, procedimentos de escalacao
  • Contrato - precos, condicoes de pagamento, renovacao, clausulas de rescisao
  • Cadastro de fornecedor no Qualiac (comando CARM.9821.1)
  • Validacao orcamentaria por Franck C. (N+1)

Os Atores - As Interacoes

Como interagi com os stakeholders e colaborei

Matriz RACI
Atividade / DecisaoJosé DA COSTAEmeline D.Stéphanie L.Nicolas F.Louise R.
Coleta de RequisitosCR/AAII
Selecao de FornecedorRRACI
Negociacao ContratualRCACR
Aprovacao de OrcamentoRCACI
Configuracao da PlataformaR/ACIII
Treinamento de UsuariosCR/AAII
Decisao de Go-LiveRRACI
Supervisao de ProducaoR/AIIII

R = Responsavel (executa) | A = Aprovador (valida) | C = Consultado | I = Informado

Os Resultados

Impacto para mim e para a organizacao

Resultados para Mim - Crescimento Profissional

Este projeto foi para mim uma experiencia fundadora em gestao de projetos corporativos. Pilota-lo a nivel de grupo como Gerente de Projeto de TI, em tandem com a Diretora de Comunicacao e a Responsável de Negócio, me fez desenvolver competencias que vao muito alem da implementacao tecnica:

  • Gestao de fornecedores e compras: conduzi uma selecao de fornecedor estruturada e metodologica, orquestrei os processos RFP, negociei os termos comerciais e coordenei a revisao juridica (SLA + reversibilidade).
  • Gestao de stakeholders em grande escala: coordenei todas as entidades Pichet (promocao, locacao, hotelaria, marketing, comunicacao, infraestrutura TI), cada uma com suas necessidades e expectativas proprias.
  • Difusao e adocao em autosservico: implantei uma plataforma totalmente nova para ~1.400 funcionarios, com onboarding progressivo e classificacao rigorosa do conteudo para que cada um encontrasse sozinho o que procura.
  • Expertise em transformacao SaaS: adquiri uma compreensao aprofundada das dinamicas de migracao on-premise para SaaS, da avaliacao de SLA de fornecedores e da gestao de dependencias cloud.

Este projeto mudou minha forma de trabalhar: agora raciocino "contrato + SLA + reversibilidade" desde o primeiro dia em qualquer decisao de fornecedor.

Resultados para a Organizacao - Impacto de Negocio

A implantacao do DAM Bynder superou as expectativas em todas as dimensoes:

  • Entrega: Lancado antes do prazo e dentro do orcamento - com zero atraso por Covid apesar do contexto pandemico
  • Orcamento: Gasto real Ano 1 de ~57.000€ HT vs. envelope inicial de 65K€ - 12% abaixo do orcamento
  • Alcance de Usuarios: o antigo OpenText nunca chegou realmente a producao; eliminamos totalmente a versao antiga e comecamos do zero, abrindo o novo DAM a todo o Groupe Pichet (~1.400 funcionarios)
  • Economia de Infraestrutura: Eliminacao dos servidores OpenText on-premise (SQL Server, OTDS, OTMM, MFT, FFMPEG), removendo ~70K€/ano em custos de infraestrutura e manutencao
  • Direcao de Comunicacao liberada das solicitacoes recorrentes: com acesso autosservico para cada funcionario do Grupo, a équipe de Comunicacao nao passa mais seu tempo redistribuindo manualmente os mesmos ativos para dezenas de servicos - recentrada em tarefas de maior valor agregado
  • Integracao Criativa: O conector CI HUB permitiu workflow direto Adobe Creative Cloud ↔ Bynder, reduzindo a manipulacao manual de ativos pelas équipes de marketing
  • Sincronizacao PIM: Integracao automatizada DAM ↔ PIM Akeneo para imagens de produtos, eliminando workflows de upload manuais
  • Satisfacao da Direcao: Retornos positivos de Benoit P. (DG), Remi E. (Direcao) e de toda a organizacao
Desempenho de Entrega

Cronograma

Antecipado

Entregue em 18 nov vs. meta de dez 2020

Variacao Orcamentaria

-12%

57K€ real vs. envelope de 65K€

Escopo

100%

Todas as funcionalidades planejadas + integracao PIM

Qualidade

Zero defeitos

Lancamento limpo, sem rollback, 3+ anos estavel

O Pos-Projeto

O que aconteceu apos o lancamento

Pos-Lancamento Imediato (Novembro - Dezembro 2020)

O lancamento em 18 de novembro de 2020 foi recebido com entusiasmo em toda a organizacao. A plataforma se tornou imediatamente o hub central para todos os ativos visuais.

Operacao a Medio Prazo (2021 - 2022)

A integracao DAM-PIM entrou em modo de operacao continua, com sincronizacao automatizada de imagens de produtos entre Bynder e Akeneo. Os fluxos ESB garantiram a sincronizacao bidirecional dos ativos.

Longo Prazo (2023 - 2024+)

A decisao arquitetural de escolher uma plataforma SaaS em vez de on-premise se mostrou duradouramente acertada: zero complicacoes de atualizacao de versao, nenhuma manutencao de infraestrutura, e atualizacoes funcionais automaticas pela Bynder. O investimento inicial em um processo de benchmark rigoroso rendeu frutos em satisfacao com o fornecedor e estabilidade da plataforma por mais de 3 anos.

Minha Visao Critica

Como julgo este projeto com o recuo

O que funcionou bem

Com o recuo, eis o que identifico como os fatores-chave de sucesso:

  • Metodologia de benchmark estruturada: vejo este framework independente (Codified DAM Consultant) como o fator decisivo - ele me forneceu uma avaliacao rigorosa e neutra, deu credibilidade a minha recomendacao do Bynder e me evitou uma selecao emocional ou baseada em relacionamento.
  • Onboarding progressivo: conduzi 17 sessoes de trabalho estruturadas com os servicos pros da Bynder para dominar a plataforma antes do go-live. Sem atalhos, lancamento tranquilo.
  • Comunicacao transparente: mantive pontos regulares em todos os niveis - do Responsável de Negócio a direcao geral - o que preservou o alinhamento e evitou surpresas.
O que eu faria diferente

Com o recuo, eis os aspectos que eu teria melhorado:

  • Envolvimento mais precoce dos usuarios: eu teria envolvido um painel mais amplo de usuarios finais mais cedo na fase de configuracao, para identificar casos limites e necessidades especificas mais rapidamente.
  • Plano de importacao formalizado: na importacao massiva dos servidores Samba para o Bynder, eu teria escrito um plano mais detalhado e documentado, com pontos de validacao explicitos.
  • Planejamento da integracao PIM: eu teria aprofundado mais a especificacao tecnica dos fluxos ESB antecipadamente - percebi depois que isso teria reduzido minha carga de supervisao pos-lancamento.
  • Documentacao de conhecimento: para alem do TUTO DAM centrado no usuario, eu teria ampliado a documentacao tecnica da arquitetura e das integracoes, para facilitar a manutenibilidade de longo prazo.
Os ensinamentos duradouros que este projeto me trouxe

Este projeto reforcou varios principios que moldaram minha forma de abordar as iniciativas seguintes:

  • Consultoria independente compra credibilidade, nao expertise: investi 5K€ em um consultor externo nao para preencher uma lacuna de expertise DAM - tinhamos isso internamente - mas para obter a postura de neutralidade que convenceu a direcao e neutralizou os vieses de relacionamento. Em projetos com alta carga politica, eu faria de novo sistematicamente.
  • SaaS vs. on-premise nao e apenas uma escolha tecnica: vivi que e uma transformacao organizacional que muda a cultura de manutencao, os modelos orcamentarios e as expectativas de acessibilidade.

Trajetória relacionada

Experiência profissional ligada a está realização

Project Manager / Product Owner · Fluxos e Produtos: PIM & DAM & ESB

Competências aplicadas

Competências técnicas e humanas aplicadas

Competências humanas

Gestão de projetos5/5

Pilotagem de Projeto & Metodologias Ageis

Pilotagem única do deploy DAM corporativo para ~1.400 colaboradores - benchmark, seleção de fornecedor, negociação contratual, onboarding, go-live, Coordenação de 10+ stakeholders (direção, marketing, IT, jurídico para SLA e reversibilidade, equipes de fornecedor). Abordagem híbrida com sprint reviews, refinement do backlog e deploy iterativo - aplicados pragmaticamente antes da certificação PSPO obtida em 2021

Resolução & Adaptabilidade5/5

Resolucao de Problemas & Adaptabilidade

Pivô SaaS radical após 5 tentativas anteriores fracassadas (360K€ desperdiçados) e metodologia de benchmark independente em 6 etapas - o núcleo intelectual que transformou o fracasso em sucesso - Domínio do ecossistema DAM (Bynder, CI HUB, migração desde OpenText) e entrega apesar das restrições do Covid

Comunicação & Colaboração4/5

Pedagogia & Comunicação & Colaboração

Condução de 17 sessões semanais de onboarding, treinamento de usuários e reporting transparente para o comitê executivo

Galeria de imagens

Capturas e visuais do projeto

Interface da biblioteca de midias Bynder DAM mostrando fotos imobiliarias do Groupe Pichet com filtros e visualizacao em grade
Bynder DAM - Biblioteca de midias com fotos imobiliarias
Timeline do projeto DAM Pichet em 3 fases ao longo de 6 meses do RFP ate o deploy em producao
Timeline do projeto - Deploy em 3 fases ao longo de 6 meses
Panorama do mercado de solucoes DAM em 2020 com 30+ fornecedores incluindo Bynder, Adobe, Wedia e Celum
Analise de mercado - Panorama de solucoes DAM em 2020
Comparacao de modelos de migracao cloud mostrando On-Premises, IaaS, PaaS e SaaS com camadas de responsabilidade
Estrategia de migracao - Modelo cloud hibrido PaaS/SaaS
Tabela comparativa financeira de fornecedores para o projeto DAM Groupe Pichet mostrando Adobe, OpenText, Bynder, Celum e Sollan
Comparacao de fornecedores - Propostas financeiras de 5 editores

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